System Rekrutacji na studia
Pierwszy kontakt przyszłego studenta z uczelnią odbywa się za pomocą systemu rekrutacyjnego. Proces rekrutacji powinien być przyjazny, dostępny, nawigujący, umożliwiający zdalne wypełnienie jak najwięcej wymogów formalnych, zintegrowany z płatnościami, umożliwiający komunikację kandydata z Uczelnią i dostarczający zaktualizowanych informacji.
System oferowany przez PCG Academia pozwala pracownikom uczelni monitorować status kandydatów na studia i komunikować się z nimi na każdym etapie procesu rekrutacji, od początkowego zapytania o ofertę po rozpoczęcie nauki. Dzięki możliwości integracji z oprogramowaniem Librus Synergia, Krajowym Rejestrem Matur (KReM) oraz z dowolnym systemem obsługi studiów, nasze rozwiązanie organizuje i obsługuje całościowo internetową rejestrację kandydata, nadzór nad płatnościami, wsparcie pracy komisji rekrutacyjnej i finalnie przyjęcie kandydata na studia.
Ważnymi atrybutami systemu elektronicznej rekrutacji na studia jest zdalna obsługa procesu rekrutacji, responsywność formularzy, przyjazny, intuicyjny, spersonalizowany interfejs, konfigurowanie dowolnego procesu rekrutacji, optymalizacja pracy Biura Rekrutacji oraz integracja z 3 platformami natychmiastowych płatności (PayU, Dotpay, Przelewy24).
Z systemu rekrutacji na studia PCG Academia korzysta 21 uczelni w Polsce. Są to zarówno uniwersytety, jak i uczelnie techniczne, medyczne i zawodowe. System jest skalowalny i dopasowany do potrzeb uczelni publicznych i niepublicznych.
KLUCZOWE KORZYŚCI
Elastyczne dopasowanie systemu do wymogów procesu rekrutacji.
Bezpieczne, skalowalne, responsywne formularze rekrutacji w kilku wersjach językowych.
Obsługa płatności elektronicznych poprzez PayU, Dotpay, Przelewy24.
Elektroniczny obieg dokumentacji i procesu decyzyjnego.
Łatwy eksport danych kandydatów do dowolnego systemu obsługi studiów..
Kluczowe funkcje
Zarządzanie procesem rekrutacji i płatności
- Moduł konfiguracyjny umożliwia dowolne kształtowanie procesu rekrutacji przez pracowników uczelni w celu dostosowania rekrutacji on-line do regulaminu poszczególnych wydziałów czy kierunków.
- Bezpieczne, responsywne formularze pozwalające na zebranie dowolnego zestawu danych o kandydatach oraz całej wymaganej dokumentacji.
- Integracja z systemami płatności online (PayU, Dotpay, Przelewy24) pozwalająca rejestrować i monitorować opłaty rekrutacyjne lub automatyczne generowanie polecenia przelewu on-line i tradycyjnego.
- Automatyczna rekonsyliacja płatności.
- Tworzenie szablonów dokumentów, opatrzonych elementami identyfikacji graficznej uczelni: logotyp, szata graficzna, pieczęcie i sygnatury.
- Zestawienia wymaganych i dostarczonych dokumentów
- Warunkowanie procesu - wpisanie kandydata na listę studentów nastąpi po spełnieniu zdefiniowanych warunków, takich jak uiszczenie opłaty, weryfikacja punktacji i ocen z poprzednich etapów edukacji bądź zdanie dodatkowych egzaminów wstępnych.
- Eksport danych do systemu dziekanatowego.
Tworzenie user experience i usprawnienie procesu
- Dowolna konfiguracja procesu rekrutacji i formularzy danych
- Proces rekrutacji w pełni przeprowadzony zdalnie. Wizyta kandydata na uczelni wymagana wyłącznie w celu potwierdzenia przyjęcia na studia i złożenia oryginałów dokumentów.
- Przyjazny, nawigujący interfejs dostępny w kilku wersjach językowych
- Możliwość udzielenia zdalnego wsparcia przez pracownika biura studentów na dowolnym etapie rejestracji oraz nadzorowanie całego procesu rekrutacji.
- Umożliwienie kandydatom wyboru kilku kierunków i specjalizacji. Dostęp do opisu i statystyk poszczególnych kierunków.
- Elektroniczny Obieg Dokumentacji - obsługa decyzji i powiadomień w procesie rekrutacji z uwzględnieniem spersonalizowanych wydruków i komunikacji e-mail.
Gromadzenie, analiza i raportowanie danych
- Integracja z Krajowym Rejestrem Matur (KReM) oraz wbudowane słowniki i listy rozwijalne wspierające gromadzenie ustandaryzowanych danych.
- Walidacja danych kandydata w formularzach, takich jak PESEL czy dane szkoły średniej. Alerty dotyczące braku lub nieprawidłowości danych.
- Integracja z dowolnym systemem obsługi studiów umożliwiająca automatyczne przeniesienie danych o przyjętych kandydatach.
- Analizowanie i raportowanie danych o stanie rekrutacji, również w postaci zdefiniowanych raportów i wydruków (np. EN-1, GUS, MNiSW).
- Definiowanie raportów i zestawień. Możliwość integracji z systemem Business Intelligence (BI4Progress) w celu przeprowadzenia wielowymiarowej analizy.
- Algorytmy pozwalające na przygotowanie list rankingowych.
Aktualizacja i komunikacja
- Nadzór nad poziomem kompletności danych i dokumentacji dostarczanej przez kandydatów na dowolnym etapie rekrutacji.
- Automatyczna wysyłka spersonalizowanych komunikatów do kandydatów na studia, w tym informujących o zmianie statusu.
- Udostępnianie zwrotnych informacji, statusu wniosku oraz decyzji komisji rekrutacyjnej w panelu kandydata.
- Dostęp do klasyfikacji na tle pozostałych kandydatów.
- Możliwość komunikacji na linii biuro rekrutacji - kandydat poprzez preferowany kanał: e-mail, SMS, formularz kontaktowy.